KI-Automatisierung und Workflows für Büroabläufe
Wir automatisieren wiederkehrende Büroarbeit, etwa die Vorarbeit bei Reparaturanfragen oder das Prüfen von Auftragsbestätigungen. Ihr Team hat danach mehr Zeit für Kunden.
Telefon: Mo bis Fr von 9 bis 17 Uhr
Für Server und Updates gibt es die Seite IT-Automatisierung.
Was wir bauen
Wie oft tippt Ihr Team Daten von einem Programm ins nächste?
Öfter, als man denkt. Genau das übernimmt ein Workflow.
Er verbindet Ihre Programme: Kommt etwa eine Mail an, legt er einen Vorgang an und informiert die zuständige Person.
Einmal einrichten, jeden Tag Zeit sparen.
Kein Programm passt zu Ihrer Aufgabe?
Dann bauen wir eins.
Wo nichts Fertiges passt, entwickeln wir eine Anwendung für genau Ihren Ablauf, etwa ein Programm, das aus Bauplänen das Aufmaß berechnet.
Gebaut für Ihren Ablauf, nicht umgekehrt.
Wer liest bei Ihnen jeden Tag dieselben Dokumente?
Ein KI-Assistent kann das übernehmen.
Er liest und prüft Inhalte, zum Beispiel eine Auftragsbestätigung, und meldet nur, was auffällt. Welche Daten er verarbeiten darf, legen wir vorher mit Ihnen fest.
Der Assistent prüft, Ihr Team entscheidet.
Beispiele aus dem eigenen Betrieb
Die Büromöbel Experte GmbH, zu der oneserv gehört, handelt mit Büromöbeln. Dort bauen wir diese Abläufe zuerst für uns selbst auf. Die Beispiele stammen deshalb aus dem Alltag eines Handelsbetriebs.
Reparaturanfragen für Bürostühle
Stand: im Aufbau
Die Büromöbel Experte GmbH repariert Bürostühle vieler Hersteller, auch ältere Modelle. Bevor ein Hersteller einen Preis nennen kann, braucht er genaue Angaben zum Stuhl. So soll diese Vorarbeit künftig laufen:
- Die Anfrage landet in einem eigenen Postfach für Reparaturen.
- Fehlt das Etikett unter der Sitzfläche, fordert das System es beim Kunden an.
- Der Kunde bekommt sofort eine Antwort, wie es weitergeht.
- Liegt das Etikett vor, schreibt das System den Hersteller an und nennt die benötigten Teile. Bleibt die Antwort fünf Tage aus, erinnert es den Hersteller und gibt dem Kunden Bescheid.
- Sobald der Preis des Herstellers da ist, übernimmt der Support.
Was sich ändern soll: Bisher kostet ein Fall eine halbe bis eine Stunde, künftig sollen es etwa fünf Minuten sein. Ob das klappt, messen wir mit einer Zeiterfassung vor und nach dem Start.
Auftragsbestätigungen automatisch mit Bestellungen abgleichen
Stand: im Aufbau
Kommt die Auftragsbestätigung eines Lieferanten an, liest ein Assistent sie und vergleicht sie mit der Bestellung. Stimmen Mengen und Preise, passt der Liefertermin? Weicht etwas ab, bekommt die zuständige Person eine Meldung.
Was sich ändern soll: Das Team prüft nur die Bestätigungen, bei denen der Assistent eine Abweichung meldet.
Passende Ausschreibungen automatisch finden
Stand: im Aufbau
Ein Assistent durchsucht regelmäßig Ausschreibungsplattformen und meldet dem Vertrieb die Ausschreibungen, die zum Sortiment passen.
Was sich ändern soll: Statt Plattformen selbst zu durchsuchen, bekommt der Vertrieb eine Auswahl.
Ticketsystem
Stand: im Aufbau
Im Ticketsystem kommen Anfragen von Kunden und aus dem eigenen Team an, dazu Spam und andere Nachrichten, die niemand braucht. So soll der Assistent helfen:
- Er liest jedes neue Ticket und sortiert Spam aus. Diese Tickets landen in einem eigenen Bereich, statt gelöscht zu werden.
- Die übrigen Tickets ordnet er einem Thema zu.
- Tickets, die dasselbe Anliegen betreffen, fasst er zu einem Vorgang zusammen.
- Lange Verläufe fasst er oben im Ticket in wenigen Sätzen zusammen.
- Wer das Ticket bearbeitet, entscheidet weiterhin ein Mensch. Passt eine Zuordnung nicht, korrigiert das Team sie.
Was sich ändern soll: Weniger Zeit fürs Sortieren, mehr für die Lösung. Spam erreicht das Team gar nicht erst, und kein Anliegen wird doppelt bearbeitet.
Fehlen Ihnen Fachkräfte, entlastet die Automatisierung die Leute, die Sie haben. Bei Ihnen beginnen wir mit einer Aufgabe, die viel Zeit kostet.
Anwendung für das Handwerk
Aufmaß aus dem Bauplan
Stand: in Erprobung
Für ein großes Malerunternehmen entwickeln wir ein Programm, das Grundrisse liest und daraus das Aufmaß je Raum nach VOB berechnet. Die KI im Kern läuft auf Hardware von oneserv. Zurzeit prüfen wir die Ergebnisse gegen echte Aufmaße des Unternehmens.
Die ersten Kundenprojekte laufen gerade an. Sobald ein Kunde zustimmt, stellen wir sein Projekt hier vor.
So läuft ein Projekt ab
1
Erstgespräch
Kostenlos, 30 Minuten. Sie erzählen uns, welche Aufgabe Sie loswerden möchten.
2
Prozessanalyse vor Ort
Zwei Stunden bei Ihnen für 250 € netto, mit schriftlicher Auswertung und Ablaufdiagramm. Wir sprechen mit den Leuten, die die Arbeit heute machen. Sie kennen die Ausnahmen, an denen eine Automatisierung sonst scheitert.
3
Prototyp
Den Ablauf mit dem größten Nutzen bauen wir als Prototyp. Meist reichen ein bis zwei Tagessätze. Wir raten, mit einer kleinen Aufgabe anzufangen.
4
Betrieb
Der Workflow läuft bei Ihnen, auf einem kleinen KI-PC oder als virtuelle Maschine. Wir überwachen ihn und helfen zu unseren Servicezeiten, wenn etwas nicht läuft.
Was das kostet
| Leistung | Preis* netto |
|---|---|
| Erstgespräch, 30 Minuten | kostenlos |
| Prozessanalyse vor Ort, 2 Stunden, mit Auswertung | 250 € |
| Prototyp, meist 1 bis 2 Tagessätze | 960 € je Tagessatz |
| KI-PC bei Ihnen, als Leihgabe | 89 € im Monat, einmalig 299 € Einrichtung |
| Je Workflow, mit Überwachung und Support | 49 € im Monat |
| KI-Verbrauch | nach Verbrauch, ohne Aufschlag |
*Alle Preise zzgl. MwSt. Ein Tagessatz umfasst acht Stunden zu je 120 €. Größere Abläufe rechnen wir nach Aufwand ab. Support leisten wir zu unseren Servicezeiten, Mo bis Fr von 9 bis 17 Uhr.
Was kostet ein Workflow im Monat?
Einmalig: Prozessanalyse 250 €, Prototyp mit einem Tagessatz 960 € und Einrichtung des KI-PC 299 €, zusammen 1.509 €. Danach monatlich 89 € für den KI-PC und 49 € für den Workflow, also 138 €. Dazu kommt der KI-Verbrauch, den wir ohne Aufschlag weitergeben.
Jeder weitere Workflow kostet 49 € im Monat. Bei zehn Workflows sind es 579 € im Monat plus KI-Verbrauch.
Wo Ihre Daten verarbeitet werden
Vor dem Start legen wir mit Ihnen fest, welche Daten ein Workflow verarbeitet und wohin sie gehen. Für jeden Workflow halten wir das in einem Dokument fest.
Unkritische Aufgaben
Hier nutzen wir KI-Modelle großer Anbieter. Angebunden sind sie über OpenRouter, einen Dienst, der Anfragen an verschiedene Modelle weiterleitet. Abgerechnet wird nach Verbrauch, die Kosten geben wir ohne Aufschlag weiter.
Sensible Inhalte
Diese verarbeitet ein kleines KI-System mit zwei Grafikkarten, das oneserv selbst in Dresden betreibt. Ihr KI-PC spricht das System über eine Schnittstelle an. Braucht eine Aufgabe ein größeres Modell, entfernt das System vorher personenbezogene Angaben oder ersetzt sie durch Platzhalter. Wenn wir von einer lokalen KI sprechen, meinen wir dieses System in Dresden.
Verarbeiten wir in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten, schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Darin stehen auch die Dienstleister, die wir dafür einsetzen.
Wo laufen unsere Workflows?
Ihre Workflows laufen auf einem kleinen KI-PC, der bei Ihnen steht. Er braucht einen Internetanschluss und wird an Ihre Programme angebunden. Wir haben darauf nur einen Support-Zugang.
Der KI-PC ist eine Leihgabe und gehört oneserv. So können wir bei Problemen schnell helfen.
Haben Sie bereits eine Virtualisierung wie Proxmox, Hyper-V oder VMware, läuft dasselbe System auch als virtuelle Maschine darauf. Dann kommt kein weiteres Gerät ins Haus.
Wem gehören die Workflows?
Die Workflows, die wir für Sie bauen, sind Ihr Eigentum. Sie liegen in sogenannten Containern. Ein Container ist ein abgeschlossenes Software-Paket, in dem der Workflow mit allem steckt, was er zum Laufen braucht. Wie ein Baucontainer lässt er sich als Ganzes woanders hinstellen, hier auf einen anderen Rechner.
Wechseln Sie den Dienstleister, übergeben wir Ihnen die Workflows. Der KI-PC geht als Leihgabe an uns zurück.
Für IT-Verantwortliche
Workflows bauen wir mit n8n. Sie laufen in Docker-Containern auf dem KI-PC oder der virtuellen Maschine bei Ihnen, jeder KI-Assistent in einem separaten Container.
Sprachmodelle binden wir für unkritische Aufgaben über OpenRouter an, für sensible Inhalte über Ollama auf unserem System in Dresden.
Sie wissen noch nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann ist die KI-Beratung der richtige Einstieg.
Häufige Fragen zu KI-Automatisierung und Workflows
Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow und einem KI-Assistenten?
Ein Workflow folgt festen Regeln: Kommt eine Mail, wird ein Vorgang angelegt. Ein KI-Assistent versteht auch Inhalte, liest etwa eine Auftragsbestätigung und vergleicht sie mit der Bestellung. Viele Lösungen kombinieren beides.
Wo laufen unsere Daten?
Die Workflows laufen bei Ihnen, auf dem KI-PC oder als virtuelle Maschine. Unkritische Aufgaben gehen an KI-Modelle großer Anbieter, sensible Inhalte an unser KI-System in Dresden. Für jeden Workflow halten wir schriftlich fest, welche Daten wohin gehen.
Prüft ein Mensch, bevor etwas rausgeht?
Das legen wir für jeden Ablauf fest. Bei den Reparaturanfragen etwa soll eine Anfrage nur dann automatisch an den Hersteller gehen, wenn das Etikett vorliegt, und den Preis teilt der Support dem Kunden mit.
Wem gehören die Workflows, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?
Ihnen. Die Workflows liegen in Containern und lassen sich auf andere Rechner übertragen. Wechseln Sie den Dienstleister, übergeben wir sie Ihnen, und der KI-PC geht an uns zurück.
Können Sie unsere Warenwirtschaft anbinden?
Meist ja, wenn das Programm eine Schnittstelle bietet oder Mails und Dateien verarbeitet. Das prüfen wir im Erstgespräch.
Was kostet ein Workflow?
Einmalig fallen die Prozessanalyse für 250 € und der Prototyp an, meist ein bis zwei Tagessätze zu je 960 €. Im Betrieb kostet ein Workflow 49 € im Monat. Dazu kommen für den KI-PC einmalig 299 € Einrichtung und 89 € im Monat sowie der KI-Verbrauch ohne Aufschlag. Alle Preise zzgl. MwSt.
Welche Aufgabe soll als Erstes von allein laufen?
Bringen Sie ein Beispiel mit ins kostenlose Erstgespräch. Dann sehen wir gemeinsam, ob ein Workflow dafür taugt.
Telefon: Mo bis Fr von 9 bis 17 Uhr